Sindusfarma

2018-02-01

De casa nova

Veículos: Revista Exame

Jornalista: Marina Filippe

Em outubro de 2016. a diretoria da farmacêutica francesa Sanofi decidiu reunir todos os funcionários administrativos no Brasil em um único escritório. Para isso, trouxe 300 trabalhadores até então alocados no Rio de Janeiro e em Campinas, no interior paulista, para a sede na Marginal Pinheiros, em São Paulo. Os cerca de 1200 ocupantes do prédio cederam espaço aos recém-chegados. Diretores perderam sua sala e as baias foram aproximadas. “Mas, para acomodar toda a equipe de maneira adequada, seria necessário reorganizar o escritório”, diz Fernando Faria, diretor de negócios imobiliários e de instalações da Sanofi. “Decidimos, então, repensar todos os aspectos dessa nova organização". Para manter a área do escritório inalterada, uma das metas da mudança, a rotina de trabalho remoto foi modificada. Hoje, os funcionários trabalham na casa deles pelo menos uma vez por semana. O endereço do escritó­rio também mudou, levando em conta o deslocamento da maioria. As decisões tiveram a participação de funcionários, que se reuniam a cada 15 dias. O grupo definiu em conjunto a criação de uma sala para meditação, por exemplo, e reservou um andar para encontros informais, com máquina de fliperama. A mudança ocorreu em agosto, mas até hoje os encontros seguem mensalmente para ajustes pontuais.

Veja o passo a passo da mudança, que deixou funcionários mais satisfeitos e reduziu custos fixos.

1. Definir o espaço
A ideia era manter a área ocupada semelhante à do escritório anterior, sem aumento expressivo do custo com aluguel. Para isso, foram instalados 70% de estações de trabalho em relação ao total de funcionários. Uma vez por semana, todos, excetos os estagiários, passaram a trabalhar remotamente. Antes da mudança, apenas diretores e gerentes tinham essa rotina.

2. Escolher a localização
Com o mapeamento de endereço de todos os funcionários, descobriu-se que 70% deles moravam do lado oposto à Marginal Pinheiros e 65% utilizavam o transporte público, levando, em média, 40minutos por dia apenas entre a saída do metrô e o prédio da empresa. A solução foi encontrar um local a 450 metros da estação, e no lado da Marginal em que a maioria mora.

3. Recrutar embaixadores
Em janeiro, quando o novo local foi escolhido, a diretoria aprovou o projeto e começou a envolver os funcionários nas decisões tomadas a partir dali. Cada uma das 40 áreas definiu um funcionário embaixador, responsável por participar de reuniões quinzenais e apresentar as necessidades de sua equipe em relação, por exemplo, à quantidade de salas de reunião.

4. Envolver os funcionários
Após a validação do layout, em março, 32 fornecedores montaram cenários de escritórios dentro da obra para que 300 funcionários, voluntariamente inscritos, votassem em seus preferidos. Os itens mais votados foram escolhidos. Em julho, 430 pessoas se inscreveram para visitar a obra e ver de perto todas as mudanças já informadas pelos embaixadores de cada área.
 
Antes da mudança:
Funcionários satisfeitos com o escritório:  54%
Funcionários satisfeitos com o layout: 17%
 
Depois da mudança:
Funcionários satisfeitos com o escritório: 91%
Funcionários satisfeitos com o layout: 72%
 
Ao concentrar os funcionários num único endereço e instaurar o home office, a Sanofi conseguiu economizar 86,3 milhões de reais em dez anos